Wiadomość trafia do skrzynki
Mail lub komunikator
Concierge AI pracuje na Twojej obecnej skrzynce, np. rezerwacje@ lub eventy@. Wiadomości z formularza, czatu i komunikatorów trafiają w to samo miejsce.
Concierge AI. Odpowiedź na każde zapytanie o imprezę w kilka minut.
Wirtualny concierge odpowiada na maile i wiadomości gości: zapytania o imprezy firmowe, przyjęcia okolicznościowe, rezerwacje grupowe i większe wydarzenia. Dopytuje o szczegóły, sprawdza dostępność i przygotowuje ofertę — całą dobę, 7 dni w tygodniu.
Przed i po
Skrzynka, w której nic nie czeka.
Czas odpowiedzi
Zamiast odpowiedzi po kilku dniach — odpowiedź w kilka minut, także wieczorem i w weekend.
Zapytania bez odpowiedzi
Żaden mail o imprezę nie ginie w skrzynce między fakturami a ofertami dostawców.
Szczegóły imprezy
Zamiast kilku rund maili z pytaniami — komplet informacji zebrany w pierwszej wymianie.
Wiele kanałów
Zamiast maili, komunikatorów i formularzy w osobnych miejscach — jedna skrzynka i jeden wątek z każdym gościem.
Czas managera
Manager zajmuje się gotowymi zapytaniami, a nie pisaniem w kółko tych samych odpowiedzi.
Co potrafi
Wirtualny concierge do spraw imprez i grup.
- Imprezy firmowe i okolicznościoweWigilie firmowe, integracje, urodziny, komunie, chrzciny, bankiety i konferencje.
- Dopytuje o szczegółyData, godzina, liczba gości, budżet, menu, potrzeby dietetyczne, sprzęt czy nocleg.
- Sprawdza dostępnośćZagląda do kalendarza sal i stolików, a gdy termin jest zajęty, proponuje inny.
- Przygotowuje ofertęDobiera menu, pakiety i ceny z oferty lokalu i wysyła je w odpowiedzi.
- Wstępna rezerwacjaZapisuje termin w kalendarzu jako wstępny i przypomina gościowi o potwierdzeniu.
- Ocena zapytańNa nowe zapytanie odpowiada od razu, póki gość porównuje lokale. Zapytania z terminem, liczbą gości i budżetem przekazuje managerowi, a pozostałe prowadzi sam, aż będą kompletne.
- PrzypomnieniaGdy gość nie odpisze, ponawia kontakt mailem albo SMS-em, aż sprawa zostanie zamknięta, a po imprezie prosi o opinię. Przed każdą wysyłką sprawdza zgody gościa.
- Wszystkie wiadomości w jednej skrzynceMaile, formularz na stronie, czat, Messenger, Instagram, WhatsApp i SMS trafiają w jedno miejsce. Rozmowa z gościem to jeden wątek, nawet gdy gość zmieni kanał albo zadzwoni do Voice AI.
- Porządek w skrzynceRozpoznaje pozostałe wiadomości — faktury, dostawców, CV, reklamacje — i przypisuje je właściwym osobom.
- Ton Twojego lokaluOdpowiada w języku gościa, Twoim stylem, bez literówek i z Twoim podpisem.
Jak to działa
Od maila do potwierdzonej imprezy.
Rozpoznaje zapytanie
Rodzaj i szczegóły
Rodzaj imprezy, termin, liczba gości i informacje, których jeszcze brakuje.
Odpowiada i dopytuje
W kilka minut
Wysyła odpowiedź z propozycją oferty i pytaniami o brakujące szczegóły.
Przekazuje gotowe zapytanie
Manager i kalendarz
Manager dostaje podsumowanie, a termin trafia do kalendarza jako wstępny.
Tryby pracy
Ty decydujesz, ile robi Concierge AI.
Pełna automatyzacja
Concierge AI odpowiada sam w ustalonym zakresie.
Szkic do akceptacji
Przygotowuje odpowiedź, a manager poprawia ją albo zatwierdza jednym kliknięciem.
Po godzinach
Odpowiada wieczorem i w weekendy, a w godzinach pracy przekazuje sprawy zespołowi.
Zespół i AI
Gdy odpisuje człowiek, AI pomaga.
- Reguły przekazaniaTy ustalasz, kiedy wątek trafia do managera: przy wybranych tematach, np. wesele albo reklamacja, przy większych imprezach albo gdy gość jest niezadowolony.
- Streszczenie wątkuZanim manager otworzy wątek, widzi w kilku zdaniach, czego dotyczy, co już ustalono i w jakim nastroju jest gość.
- Podpowiedzi odpowiedziAI proponuje odpowiedź na podstawie oferty lokalu. Wystarczy ją poprawić i wysłać.
- TłumaczenieWiadomość w obcym języku jest od razu przetłumaczona dla zespołu, a odpowiedź trafia do gościa w jego języku.
- Historia gościaPrzy każdej wiadomości widać wcześniejsze maile, rozmowy z Voice AI i rezerwacje gościa.
- Porządki jednym kliknięciemTemat, kategoria, notatka i status zapytania uzupełniają się same. Pracownik tylko je zatwierdza.
Panel
Każde zapytanie na swoim etapie.
- Status zapytańNowe, oferta wysłana, czeka na gościa, potwierdzone — w jednym widoku.
- Sprawy z terminemKażda sprawa — reklamacja, zgubiona rzecz, prośba o fakturę — dostaje osobę odpowiedzialną, priorytet i termin odpowiedzi. Widać, co zbliża się do terminu.
- Historia korespondencjiCała wymiana wiadomości z gościem przy każdym zapytaniu.
- Ocena i nastrójKażdy wątek, prowadzony przez AI i przez zespół, oceniony, z nastrojem gościa i najczęstszymi tematami zapytań.
- Czas odpowiedzi i skutecznośćIle zapytań wpłynęło i ile zamieniło się w potwierdzone imprezy.
- PowiadomieniaManager dostaje sygnał, gdy przychodzi duże zapytanie, sprawa wymaga decyzji albo nastrój gości spada.
Bezpieczeństwo
Korespondencja gości pod kontrolą.
RODO
Przetwarzanie danych zgodne z RODO, z umową powierzenia.
Szyfrowanie i serwery w UE
Korespondencja jest szyfrowana na każdym etapie i przechowywana w certyfikowanych centrach danych w Unii Europejskiej.
Prywatność
Wiadomości gości nie służą do trenowania publicznych modeli AI. Modele działają w zamkniętym środowisku.
Ochrona przed manipulacją
Concierge AI nie da się namówić na rabat spoza oferty ani na podanie danych innych gości. Odpowiedzi są sprawdzane przed wysłaniem.
Dostęp
Korespondencję widzą tylko uprawnione osoby z Twojego zespołu.
Przejrzystość
Gość wie, że odpowiedź przygotował asystent AI.
Pytania
Najczęstsze pytania o Concierge AI.
Czy muszę zmieniać adres e-mail?
Nie. Concierge AI pracuje na Twojej obecnej skrzynce.
Skąd Concierge AI zna ofertę lokalu?
Z bazy wiedzy, którą uzupełniamy przy wdrożeniu: sale, menu, pakiety, ceny i zasady rezerwacji.
Co, jeśli zapytanie jest nietypowe?
Concierge AI nie zgaduje. Przekazuje mail managerowi razem z podsumowaniem sprawy.
Czy mogę sprawdzić odpowiedź przed wysłaniem?
Tak. W trybie szkicu do akceptacji każda odpowiedź czeka na Twoje zatwierdzenie.
W jakich językach odpowiada?
W języku, w którym napisał gość.
Czy odpisuje też na czacie, Messengerze i WhatsAppie?
Tak. Wiadomości z maila, formularza na stronie, czatu, Messengera, Instagrama, WhatsAppa i SMS-ów trafiają do jednej skrzynki, a Concierge AI odpowiada w każdym z tych kanałów.
Kiedy zapytanie trafia do managera?
Wtedy, kiedy ustalisz: przy wybranych tematach, większych imprezach albo gdy gość jest niezadowolony. Manager dostaje streszczenie wątku i propozycję odpowiedzi.
W którym planie jest Concierge AI?
W każdym planie: Concierge AI możesz wybrać jako jedyny moduł w planie Starter albo jako jeden z pięciu w planie Plus. Plan Prime obejmuje wszystkie moduły. Zobacz cennik.
Dla kogo
Sprawdza się w tych lokalach.
Jeden ekosystem
Łączy się z resztą Townely.
Rozwiązania mogą działać osobno albo razem — wdrażaj kolejne moduły wtedy, kiedy potrzebuje ich Twój biznes.
Wiedza
Poradniki do tego modułu.
RezerwacjeZadatek, zaliczka czy przedpłata? Jak brać pieniądze za rezerwacjęPrzedpłata chroni przed pustymi stolikami, ale słowo, którego użyjesz w zasadach rezerwacji, ma znaczenie. Wyjaśniamy różnice i podpowiadamy, jak ustawić zasady dla stolików, lóż i biletów.3 min czytaniaStrategiaJeden system zamiast sześciu: ile kosztuje chaos narzędzi w lokaluRezerwacje w zeszycie, zamówienia na bonach, telefon w kieszeni managera, grafik w arkuszu, dostawcy na komunikatorze. Policz, ile czasu zjada przepisywanie danych, i zdecyduj, od czego zacząć porządki.3 min czytania
Gotowi na zmianę?